Urząd Gminy Grodziec Biuletyn Informacji Publicznej

Do zadań Referatu Organizacyjnego należą sprawy:

1. Z zakresu obsługi organów Gminy:
1) zapewnienie obsługi administracyjnej rady i jej komisji oraz prowadzenie sprawy kancelaryjno-techniczne
2) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami i stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów
3) przekazywanie do redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Wielkopolskiego, Regionalnej Izby Obrachunkowej, a także do realizacji właściwym merytorycznie adresatom uchwał podejmowanych przez Radę Gminy
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej Komisji
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i Komisji
6) protokołowanie posiedzeń Rady i posiedzeń Komisji
7) koordynacja nagrywania, transmitowania i archiwizacja obrad sesji Rady
8) prowadzenie rejestru i zbioru uchwał Rady Gminy, i innej dokumentacji Rady i jej Komisji
9) prowadzenie rejestru Zarządzeń Wójta
10) prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji składanych przez radnych, przekazywanie ich do realizacji oraz czuwanie nad ich terminowym załatwianiem
11) udzielanie i organizacja pomocy merytorycznej radnym
12) prowadzenie ewidencji i całości dokumentacji związanej z oświadczeniami majątkowymi składanymi przez radnych
13) współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy, organizacja obsługi zebrań wiejskich,
14) organizacja wyborów sołtysów i Rad Sołeckich.

2. Z zakresu spraw kadrowych:
1) prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w tym przygotowywanie umów i świadectw pracy dla pracowników Urzędu Gminy, kierowników/dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy oraz Biblioteki Publicznej Gminy Grodziec
2) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników
3) organizacja naborów na stanowiska urzędnicze, przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy, opisy stanowisk
4) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników
5) przygotowywanie umów na korzystanie z prywatnego pojazdu do celów służbowych, ustalanie ryczałtów samochodowych za jazdy lokalne
6) organizacja prac związanych z dokonywaniem ocen pracowników
7) przygotowywanie umów, w tym umów zleceń i prowadzenie spraw kadrowych szczególności dla stanowisk: obsługa prawna, bhp, Inspektor Ochrony Danych, Animatora Sportu oraz innych umów zleceń podlegających oskładkowaniu ZUS
8) prowadzenie rejestru umów z zakresu prawa pracy i zleceń osobowych
9) składanie wniosków na organizację robót publicznych i staże w tym zatrudnianie i prowadzenie dokumentacji
10) prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw
11) okresowa analiza stanu bhp, opracowywanie ocen ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk
12) współpraca z inspektorem BHP w celu zapewnienia przestrzegania przepisów BHP, w tym organizacja szkoleń dla pracowników
13) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy
14) organizowanie okresowych badań lekarskich pracowników
15) prowadzenie spraw z zakresu Pracowniczych Planów Kapitałowych, w tym odpieranie od pracowników oświadczeń i zgłaszanie do instytucji finansującej
16) prowadzenie rejestru kart drogowych dla kierowców,
17) ewidencja zakupionego paliwa do pojazdów służbowych.

3. Z zakresu spraw kancelaryjnych i ogólnych:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną, obsługa poczty elektronicznej, faksu, centrali telefonicznej,
2) roznoszenie przez gońca korespondencji na terenie Gminy Grodziec
3) prowadzenie ewidencji korespondencji
4) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz innych pism wpływających do Urzędu, w tym prowadzenie postępowań w celu ich rozpatrzenia
5) organizowanie ich kontaktów z Wójtem, bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy lub referatów
6) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Zastępcę Wójta lub Sekretarza
7) prenumerata czasopism
8) ewidencja pieczęci urzędowych oraz nadzór nad ich przechowywaniem
9) wydawanie delegacji służbowych i ich rejestracja
10) prowadzenie rejestru wyjść pracowników w godzinach urzędowania
11) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd i w jego otoczeniu, nadzór nad pracą pracowników obsługi
12) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne
13) ewidencja pozostałych środków trwałych
14) organizacja wyposażenia według zapotrzebowania złożonego przez poszczególnych pracowników
15) prowadzenie archiwum zakładowego
16) współpraca ze służbą zdrowia na rzecz ochrony zdrowia mieszkańców, programy zdrowotne
17) współpraca z organizacjami pozarządowymi
18) prowadzenie sekretariatu Wójta
19) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczenia mienia Gminy przy współpracy z innymi referatami i jednostkami organizacyjnymi gminy
20) koordynacja prac związanych z działalnością podmiotów medycznych na terenie Gminy
21) Obsługa Portalu sprawozdawczego GUS
22) Obsługa portalu e-WOKISS
23) Obsługa portalu ePUAP.

4. Z zakresu prowadzenia archiwum zakładowego:
1) prowadzenie archiwum Urzędu Gminy Grodziec oraz nadzór nad terminowym i właściwym przekazywaniem akt do archiwum
2) przyjmowanie i przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy
3) porządkowanie i udostępnianie dokumentacji
4) należyte zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem bądź zabraniem przez osoby nieupoważnione
5) prowadzenie ewidencji udostępniania dokumentacji archiwalnej
6) przeprowadzanie procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

5. Organizacja wyborów Ławników Sądowych.
6. Organizacja spraw związanych ze spisem powszechnym ludności i mieszkań.
7. Organizacja spraw związanych ze spisem rolnym.
8. Koordynacja działań w zakresie udostępniania informacji publicznej.
9. Koordynacja działań w zakresie składnych petycji.
10. Prowadzenie rejestru kontroli.
11. Nadzór i wydawanie zezwoleń na organizowanie zgromadzeń i zbiórek publicznych.
12. Sporządzanie Raportu o stanie gminy.